Für ein gesundes Arbeitsumfeld Ihrer Angestellten ist es wichtig, dass wir möglichst alle regelmäßig in persönlichen Untersuchungen betreuen können. Damit die Termine möglichst reibungslos ablaufen, geben wir Ihnen hier einen Leitfaden, wie Sie diese optimal vorbereiten.
1. Terminvereinbarung
Zunächst vereinbaren Sie bitte mit uns per Telefon oder E-Mail einen passenden Zeitpunkt für Mitarbeiteruntersuchungen. Sind Sie Neukunde, besprechen wir die ersten Termine und beginnen je nach Größe Ihres Betriebes mit einem oder mehreren Terminen, um alle Angestellten persönlich kennenzulernen. Nach jedem stattgefundenen Termin erhalten Sie eine Übersicht, wann die Mitarbeiter sich erneut bei uns vorstellen sollten. Dies ist im Normalfall nach drei Jahren, die verkürzte Nachuntersuchungsfrist liegt bei einem Jahr.
2. Interne Terminplanung
Nun ist es Ihre Aufgabe, unseren Termin bei Ihnen im Vorhinein zu planen. Es ist sinnvoll zu schauen, welche Mitarbeiter an dem entsprechenden Tag im Betreib sind und laut Übersicht untersucht werden sollten. Bitte dabei auch die Schicht- und Urlaubspläne berücksichtigen. Pro Person sollten in der Regel 15-20 Minuten eingeplant werden (In Zeiten von Corona bitten wir um 30 Minuten pro Mitarbeiter um die Hygienemaßnahmen einhalten zu können!). Vor Beginn des ersten Termins sollten 20 Minuten zur kurzen Vorbereitung, wie dem Aufbau der Gerätschaften, freigehalten werden. Bei längeren Terminen ist an eine Mittagspause von 30 Minuten zu denken. Wir würden Sie bitten, Ihre Vorstellungen kurz mit uns zu besprechen, bevor Sie eine Mitarbeiterliste erstellen, damit wir sicherstellen können, dass alles so umsetzbar ist. Auf Basis unserer Übereinkünfte erstellen Sie dann eine Mitarbeiterliste mit allen Personen, die an dem Tag untersucht werden, und der Zeitplanung der jeweiligen Einzeltermine.
3. Übermittlung der Mitarbeiterliste
Sobald Sie die Mitarbeiterliste erstellt haben, bitten wir Sie, uns diese spätestens drei Werktage vor dem anstehenden Termin per Mail oder Fax zukommen zu lassen. Es ist von äußerster Wichtigkeit, die Liste in ihrer Einrichtung rechtzeitig auszuhängen oder anderweitig allen beteiligten Mitarbeitern zukommen zu lassen, damit diese frühzeitig davon erfahren und sich entsprechend auf den Termin einstellen können. Außerdem ist der Hinweis „Bitte Impfpass mitbringen“ auf der ausgehändigten Liste sinnvoll, um die Mitarbeiter daran zu erinnern.
4. Vorbereitung am Tag der Untersuchung
Damit wir optimal arbeiten können, stellen Sie uns bitte einen ausreichend großen Raum mit Tisch und Stühlen zur Verfügung. Idealerweise ist angrenzend oder in der Nähe eine Toilette, die die Mitarbeiter für Urinproben nutzen können.
Am Tag der Untersuchung bitten wir Sie, mit uns Hand in Hand zu arbeiten und dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter rechtzeitig zu ihrem Termin erscheinen und wir über verhinderte oder erkrankte Personen so zeitnah wie möglich informiert werden. Nur so kann ein reibungsloser Ablauf gewährleistet und unnötiges Warten verhindert werden.
5. Versendung der Bescheinigungen
Spätestens zwei Wochen nach dem Termin erhalten Sie Post von uns, mit allen Bescheinigungen der durchgeführten Untersuchungen. Die geschlossenen Umschläge geben Sie bitte an die Mitarbeiter weiter. Anbei ist dann eine Übersicht der Personen, die untersucht wurden, um die Planung des nächsten fälligen Termins zu vereinfachen.
Falls Sie noch Fragen oder Anmerkungen haben, scheuen Sie sich nicht, mit uns in Verbindung zu treten. Wir freuen uns auf eine angenehme Zusammenarbeit, und darauf, gemeinsam die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter zu stärken!
Zu Ihrer Übersicht haben wir für Sie ein Flussdiagramm erstellt, welches die wichtigsten Punkte noch einmal zusammenfasst:
Dieser Blogbeitrag wurde verfasst durch Laura Fischer. Laura ist Studentin der Rechtswissenschaften an der Universität Heidelberg und seit vielen Jahren als Arbeitsmedizinische Fachangestellte für Koamed tätig.
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