Arbeitsmedizinische Abläufe: Leitfaden zur internen Planung von Vorsorgen

Für ein gesundes Arbeitsumfeld Ihrer Angestellten ist es wichtig, dass wir möglichst alle regelmäßig in persönlichen Vorsorgen betreuen können. Damit die Termine reibungslos ablaufen, geben wir Ihnen hier einen Leitfaden, wie Sie arbeitsmedizinische Vorsorgen intern planen können.

1. Terminvereinbarung

Zunächst vereinbaren Sie bitte mit uns per Telefon oder E-Mail einen passenden Zeitpunkt für arbeitsmedizinische Vorsorgen. Sind Sie Neukunde, besprechen wir die wichtigsten Vorsorgen, die derzeit im Unternehmen fällig werden. Dies betrifft oft Eignungs- und Pflichtvorsorgen, wie zum Beispiel die Eignungsvorsorge Fahr-, Steuer- und Überwachungstätigkeiten (vormals G25) oder die Pflichtvorsorge Infektionsgefährdung (vormals G42).  Wir beginnen je nach Größe Ihres Betriebes mit einem oder mehreren Terminen, um alle Angestellten persönlich kennenzulernen und dringende arbeitsmedizinische Vorsorgen zügig vorzunehmen. Nach jedem stattgefundenen Termin erhalten Sie eine Übersicht, wann die Mitarbeiter sich erneut bei uns vorstellen sollten. Dies ist im Normalfall nach drei Jahren, die verkürzte Nachuntersuchungsfrist liegt bei einem Jahr.

2. Interne Terminplanung: Mitarbeiterliste & Gesundheitsfragebögen

Nun ist es Ihre Aufgabe, unseren Termin bei Ihnen im Vorhinein zu planen. Dazu erhalten Sie von uns eine Tabelle als Vorlage, in die Sie die Mitarbeiter einfach eintragen können. Achten Sie darauf, welche Mitarbeiter an dem entsprechenden Tag im Betreib sind und laut Übersicht arbeitsmedizinische Vorsorgen erhalten sollten. Bitte dabei auch die Schicht- und Urlaubspläne berücksichtigen. Pro Person sollten in der Regel 15-20 Minuten eingeplant werden. Hier können Sie sich auch gern mit uns abstimmen, da dies von Vorsorge zu Vorsorge unterschiedlich sein kann.

Vor Beginn des ersten Termins sollten 20 Minuten zur kurzen Vorbereitung, wie dem Aufbau der Gerätschaften, freigehalten werden. Bei längeren Terminen ist an eine Mittagspause von 30 Minuten zu denken. Wir würden Sie bitten, Ihre Vorstellungen kurz mit uns zu besprechen, bevor Sie die Mitarbeiterliste erstellen, damit wir sicherstellen können, dass alles so umsetzbar ist. Auf Basis unserer Übereinkünfte finalisieren Sie dann die Mitarbeiterliste und deie Zeitplanung der jeweiligen Einzeltermine.

Neben der Vorlage für Ihre Mitarbeiterliste erhalten Sie ebenfalls einen Gesundheitsfragebogen per E-Mail. Diesen geben Sie bitte an die Mitarbeiter, die zur Vorsorge eingetragen sind, weiter. Ihre Mitarbeiter müssen diesen Gesundheitsfragebogen ausfüllen und unterschreiben. Durch ihre Unterschrift erklären sich die Angestellten mit der Vorsorge einverstanden. Ohne eine Unterschrift dürfen wir keine Vorsorge durchführen.

3. Übermittlung der Mitarbeiterliste

Sobald Sie die Mitarbeiterliste erstellt haben, bitten wir Sie, uns diese circa eine Woche vor dem anstehenden Termin per E-Mail zukommen zu lassen. Es ist von äußerster Wichtigkeit, die Liste in ihrem Betrieb rechtzeitig auszuhängen oder anderweitig allen beteiligten Mitarbeitern zukommen zu lassen, damit diese frühzeitig davon erfahren und sich entsprechend auf den Termin einstellen können. Außerdem ist der Hinweis „Bitte Impfpass mitbringen“ auf der ausgehändigten Liste sinnvoll, um die Mitarbeiter daran zu erinnern.

4. Vorbereitung am Tag der Untersuchung

Damit wir optimal arbeiten können, stellen Sie uns bitte einen ausreichend großen Raum mit Tisch und Stühlen und einem Fenster zum Lüften zur Verfügung. Idealerweise ist angrenzend oder in der Nähe eine Toilette, die die Mitarbeiter für Urinproben nutzen können. Der Raum sollte gut ausgeleuchtet sein.

Am Tag der Untersuchung bitten wir Sie, mit uns Hand in Hand zu arbeiten und dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter rechtzeitig zu ihrem Termin erscheinen. Bitte informieren Sie uns zeitnah über verhinderte oder erkrankte Personen. Nur so kann ein reibungsloser Ablauf gewährleistet und unnötiges Warten verhindert werden.

5. Versendung der Bescheinigungen

Spätestens zwei Wochen nach dem Termin erhalten Sie Post von uns, mit allen Bescheinigungen der durchgeführten Vorsorgen. Die geschlossenen Umschläge geben Sie bitte an die Mitarbeiter weiter. Anbei ist dann eine Übersicht der Personen, die untersucht wurden, um die Planung des nächsten fälligen Termins zu vereinfachen.

Falls Sie noch Fragen oder Anmerkungen haben, scheuen Sie sich nicht, mit uns in Verbindung zu treten. Wir freuen uns auf eine angenehme Zusammenarbeit, und darauf, gemeinsam die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter zu stärken!

Zu Ihrer Übersicht haben wir für Sie ein Flussdiagramm erstellt, welches die wichtigsten Punkte noch einmal zusammenfasst: