Wie unser letzter Blogpost zeigt, ist der Grad zwischen psychosozialer Belastung und Überbelastung am Arbeitsplatz schmal. Die Verantwortung für die psychische Gesundheit der Angestellten liegt dabei immer beim Arbeitgeber im Rahmen von dessen gesetzlicher Fürsorgepflicht. Obwohl Maßnahmen im Arbeitsumfeld und in der Gestaltung des Arbeitsplatzes sicherlich nicht ausreichen, um dieser Fürsorgepflicht nachzukommen, sind sie doch sehr wichtig zur Vermeidung von Stress bei der Arbeit. Denn dieser Stress könnte gemeinsam mit anderen Belastungen zu einer kritischen Belastungskonstellation werden, die eine psychische Erkrankung begünstigt. In diesem Blogpost möchten wir Ihnen also präventive Maßnahmen zur Verbesserung des direkten Arbeitsumfeldes und in der Arbeitsplatzgestaltung vorstellen.
Gründe für Stress am Arbeitsplatz
Die Gründe für Stress sind vielfältig. Zentrale Einflussfaktoren für die Entstehung von Stress am Arbeitsplatz sind die Arbeitsaufgaben, die Umgebungsbedingungen, die betriebliche Organisation und die sozialen Verhältnisse. Ein großer Stressfaktor im Bereich der Arbeitsaufgaben ist die Überforderung durch eine Zuteilung von zu komplexen oder zu vielen Aufgaben. Innerhalb der Umgebungsbedingungen lässt sich als Beispiel ein übervolles Großraumbüro nennen, in dem Angestellte keine Möglichkeit einer ruhigen Arbeitsumgebung bekommen und sich so schlecht konzentrieren können. Eine gute betriebliche Organisation ist zum Beispiel eine gute Arbeitseinteilung, falls es zu Krankheitsfällen kommt. Ist die Abteilung sowieso schon unterbesetzt, führt ein Krankheitsfall zu einem großen Stressfaktor für die anderen Angestellten. Die sozialen Verhältnisse sind enorm wichtig für ein gesundes Arbeitsklima und die Stressbewältigung. Schlechte Stimmung innerhalb der Firma und beispielsweise Mobbing innerhalb eines Kollegiums können zu psychischem Stress führen.
Wie Sie anhand dieser Beispiele sehen können, ist Stress multifaktoriell: Einzelne Faktoren führen selten zu einer Überlastung. Meist ist es eine Kombination, zum Beispiel aus Lärm und Zeitdruck, der Stress auslöst. Hinzu kommt die subjektive Komponente: Was eine Person als unangenehmen Zeitdruck empfindet, kann für die andere Person eine angenehme Herausforderung sein, beispielsweise.
Stressbewältigung am Arbeitsplatz
Zunächst einmal ist es wichtig zu beachten, dass Stress nicht an der Situation, sondern an der Person, die dieser ausgesetzt ist, gemessen werden muss. Denn Stress wird von jeder Person völlig individuell wahrgenommen. Das Stichwort ist hierbei die persönliche Resilienz. Die Aufgabe der Unternehmensführung ist es, diese bei den einzelnen Angestellten abschätzen zu können und den Arbeitsplatz daran anzupassen. Durch verschiedene Strategien können Stressfaktoren verringert oder sogar komplett eliminiert werden.
1. Auf Angestelltenebene: Selbstwirksamkeit fördern
Bei der Stellenvergabe sollte darauf geachtet werden, dass diese auch auf die Angestellten zugeschnitten sind. Über- oder Unterforderung beispielsweise führen zu einer mangelhaften Erledigung, was wiederum dem Unternehmen schaden kann. Natürlich ist es auch sinnvoll, Angestellte durch neue Aufgaben zu fordern und so ihren Horizont zu erweitern. Die Auswahl eines geeigneten Aufgabenfeldes sowie des passenden Arbeitspensums sollte also immer individuell abgestimmt werden, da diese pro Person auch auf der gleichen Stelle unterschiedlich sein können. Zudem sollten Sie regelmäßig mit Ihren Angestellten Rücksprache halten, wie das Bewältigen Ihrer Aufgaben und möglicher Herausforderungen gelingt.
Diese regelmäßige Interaktion befördert die Selbstwirksamkeit Ihres Personals. Die Angestellten lernen, ihre eigenen Belastungsgrenzen und Stressfaktoren einzuschätzen. Diese Fähigkeit ist wichtig, um eine mögliche Überlastung auf individueller Ebene zu erkennen und vorzubeugen. Regelmäßige Rücksprachen ermutigen Ihre Angestellten, ihre Bedürfnisse eindeutig zu kommunizieren und legitimieren die Äußerung von Hilfegesuchen oder Veränderungswünschen.
Fallbeispiel Koamed: Die Quartalschecks
Bei Koamed haben wir in 2021 sogenannte Quartalschecks eingeführt. Da wir ein vergleichsweise kleines Team sind, kann sich das Aufgabenfeld einer Mitarbeiterin häufiger ändern, angepasst an die Bedürfnisse der Kundschaft sowie interne Veränderungen. Zudem befindet sich unser Unternehmen im stetigen Wachstum, wodurch es sehr wichtig ist, alle Teammitglieder kontinuierlich in die Neuerungen einzubinden, die damit einhergehen.
Beim Quartalscheck erhält die Mitarbeiterin ca. eine Woche vor dem Termin einen Bogen mit 5 Fragen zum Beantworten, pro Punkt fordern wir ca. 3-5 Stichpunkte. So beantwortet die Mitarbeiterin folgende Fragen für sich:
Welche Erfolge habe ich im letzten Quartal gefeiert?
Welche Ziele habe ich für das kommende Quartal?
Welche sind meine besonderen Stärken, um diese Ziele zu erreichen?
Welche Bereiche muss ich noch entwickeln, um meine Ziele zu erreichen?
Wie kann mich die Geschäftsführung dabei unterstützen?
Die Geschäftsführung füllt dieselben Fragen für die Mitarbeiterin aus. Im Gespräch tauschen wir zu Beginn die Bögen, lesen sie und besprechen sie anschließend. Unsere Übereinkünfte pro Frage dokumentieren wir auf einem dritten Bogen, den beide Parteien unterschreiben. Dieser wird in der Personalakte abgelegt. So haben sowohl die Geschäftsführung, als auch die Mitarbeiterinnen eine klare Leitlinie bezüglich den Zielen, Herausforderungen und den damit beidseitig verbundenen Aufgaben für das kommende Quartal. Gleichzeitig werden die Erfolge und das Wachstum der Mitarbeiterin benannt, was sowohl motiviert als auch den Wert der Mitarbeiterin für unser Unternehmen aufzeigt. Zudem dient uns die Dokumentation als Grundlage für jährliche Personalgespräche.
Persönlichkeitstests als Hilfestellung
Neben Gesprächen mit dem Mitarbeiter empfehlen wir auch Persönlichkeits- und Stärkentests. Beispiele sind der 16 Personalities Test oder der Gallup Strengths Finder. Beide sind sehr rennomiert, aber es gibt natürlich viele Weitere. Diese unterstützen Sie dabei, Ihre Angestellten ihren persönlichen Eigenschaften und Stärken entsprechend einzusetzen. Zudem lernen sich Ihre Angestellten so besser selbst kennen und einschätzen, was sich wiederum positiv auf die Selbstwirksamkeit dieser auswirkt (Worin bin ich gut, worin nicht? Was macht mir Spaß, was nicht? Wo sind meine Grenzen?). Das kommt Ihnen und den Mitarbeitenden gleichermaßen zu Gute: Die Angestellten können in einem Arbeitsfeld arbeiten, das ihnen liegt und Freude macht, bei hoher Produktivität: Win-Win!
2. Auf Führungsebene: Mit gutem Beispiel vorangehen
Schaffen Sie klare Strukturen, ein ordentliches Umfeld und unterstützen Sie Ihre Angestellten dabei, Grenzen zu setzen und zu respektieren. Dies bezieht sich auch auf die Arbeitszeiten, Lärm und andere Störungen, unangekündigte Besprechungen oder physische Unordnung.
Ein Riesenstapel Unterlagen, die am vorherigen Abend noch schnell von der Führungsperson auf den Schreibtisch gelegt worden ist, sorgt beim Eintreffen am Arbeitsplatz tendenziell für Stress und Frustration. Besser treffen Sie sich zu einer fest vereinbarten Uhrzeit und übegeben Sie die Unterlagen persönlich, mit einem klar formulierten Arbeitsauftrag und einer Deadline. Falls es nicht unmittelbar erledigt werden muss, nimmt ein Satz wie „das reicht auch bis morgen Nachmittag“ schon eine ganze Menge Stress.
Führungskräfte als Vorbilder
Das wichtigste Vorbild für ein gesundes Stressmanagement sind die Führungskräfte selbst. Die Vorgesetzten geben den Ton an: Geregelte Arbeits- und Pausenzeiten auf Führungsebene legitimieren auch die Einhaltung einer besseren Balance zwischen Privat- und Berufsleben Ihrer Mitarbeitenden. Es lohnt sich zur Gesunderhaltung Aller, insbesondere die Führungskräfte im Bereich psychische Gesundheit zu schulen und zu fördern. So könnte ein Coaching-Angebot beispielsweise eine gute Maßnahme sein, um Ihre leitenden Angestellten bei der Bewältigung ihrer vielfältigen Verantwortungen zu unterstützen.
Liegt der Fokus also auf der Führung, sinkt der Stress auch auf den unteren Hierarchieebenen, denn der Arbeitsstil der Vorgesetzten ist der Maßstab für die Angestellten. Auf das Thema der gesundheitsfördernden Führung und Arbeitsorganisation gehen wir in einem zukünftigen Blogpost noch stärker ein.
3. Auf Organisationsebene: Die physische Arbeitsumgebung
Neben der Selbstwirksamkeit Ihrer Angestellten, unterstützt durch eine vorbildhafte Führung, ist die physische Umgebung häufig an kritischen Konstellationen mit psychischer Überlastung beteiligt. Mitarbeitende in Vollzeit verbringen durchschnittlich 8 Stunden am Tag am Arbeitsplatz. Daher sollte dieser kein Stressfaktor sein.
Grundlegende Anforderungen an die Arbeitsumgebung
Im Allgemeinen kann der Arbeitsplatz selbst viel zum Stress der Angestellten beitragen. Dazu gehören Basisanforderungen wie Ordnung und Sauberkeit, die Sicherheit vor Arbeitsunfällen sowie die ergonomische Gestaltung des Arbeitsplatzes. Körperliche Gesundheitsprobleme durch die Arbeit können in Kombination mit anderen Faktoren, zum Beispiel Schichtarbeit und Zeitdruck, Teil einer kritischen Konstellation werden und psychische Gesundheitsprobleme mitverursachen. Insofern sei auch bei der Prävention dieser an die direkte Umgebung gedacht.
Vorbeugung des Stressfaktor Lärm
Lärm und Unruhe rund um den Arbeitsplatz sind häufig genannte Stressfaktoren. Handelt es sich dabei um Lärm durch Maschinen oder Arbeitsmittel, bieten Sie einen Hörschutz an. Dieser sollte nicht nur arbeitsmedizinischen Kriterien genügen, sondern von Ihren Angestellten auch individuell als ausreichend empfunden werden. Bei Lärmbeschwerden durch Störung durch Andere sollten Sie eindeutige Regeln festlegen, etwa im Schichtbetrieb mit unterschiedlichen Pausenzeiten oder durch vermeidbare Lärmquellen. Die Aufklärung an die Belegschaft, dass Rücksichtnahme gegenüber dem Kollegium sehr wichtig ist, kann schon viel helfen. Oft wird einem diese Belastung nämlich gar nicht direkt bewusst, sondern der Körper reagiert unterbewusst auf diese Störfaktoren.
Stressvermeidung durch Rückzugsorte
Abschließend sollten Sie für Ihre Mitarbeiter Pausenräume sowie sonstige Rückzugsorte verfügbar machen. Soziale Zonen, in denen die Mitarbeitenden gemeinsam essen, eine Runde Tischkicker spielen oder sich einen Moment zurückziehen können, sind unheimlich wirksam, das Stresslevel gering zu halten. Danach können sie entspannter zurück an die Arbeit gehen und mit neuer Motivation auch herausfordernde Aufgaben bewältigen. Insbesondere bei Betrieben mit Großraumbüros, die sehr laut werden können, sind sogenannte Stillarbeitsräume hilfreich. Diese könnten Ihre Angestellten über ein Buchungssystem reservieren, um dort für eine begrenzte Zeit bei absoluter Ruhe konzentriert zu arbeiten.
4. Gesundheitsmanagement: Gefährdungsbeurteilung & Gesundheitsförderung
Die Unternehmensführung ist letztlich hauptverantwortlich dafür, ob das Thema psychische Gesundheit in Ihrem Betrieb eine Rolle spielt. Um also die Bemühungen der Führung sowie der Mitarbeitenden zu unterstützen, bedarf es einem Gesundheitsmanagement, welches das Thema psychosoziale Gesundheit von Grund auf im Fokus hat. Dies können Sie auch durch gezielte Gefährdungsbeurteilungen zur psychischen Gesundheit, sowie Angebote zur psychischen Gesundheitsförderung unterstützen. Um diesem wichtigen Thema gerecht zu werden, veröffentlichen wir dazu in naher Zukunft einen separaten Blogbeitrag.
Wie Sie jedoch in diesem Blogpost gelesen haben, ist es bereits durch einige einfache Maßnahmen möglich, den Stress des Berufsalltags in Ihrem Betrieb besser bewältigen zu können. Wir beraten Sie gerne dabei, Wege zu finden, das Stresspotential auch in Ihrem Unternehmen zu senken, um die psychosoziale Gesundheit ihrer Angestellten zu fördern. Kontaktieren Sie uns!
Dieser Blogbeitrag wurde verfasst durch Laura Fischer und Marlene A. Magerl.
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